공유오피스 관리 앱 — 폰으로 수납·계약·출입 확인하는 법
박상용 · 주식회사 비긴오피스 대표 · · 약 8분
한 줄 요약 공유오피스 관리 앱은 수납·계약·출입 현황을 폰 한 화면에서 확인하고 처리하는 운영 도구입니다. 공유오피스매니저는 폰 브라우저에서 홈 화면에 추가해 쓰는 PWA 방식이라, 사무실 PC 앞이 아니어도 입금 매칭과 세금계산서 발행, 현관 비밀번호 상태를 볼 수 있습니다. 상주 22실·비상주 89곳을 직접 운영하며 매일 쓰는 화면을 그대로 제공합니다.
공유오피스와 비상주사무실 운영은 대표가 자리를 비우는 시간이 많습니다. 외부 미팅 중에 입금 확인 문의가 오고, 퇴근 뒤에 입주 문의가 들어옵니다. 사무실 PC 앞에 앉아야만 확인되는 구조라면 처리는 다음 날로 밀립니다.
이 글은 폰 하나로 수납·계약·출입을 확인하는 방법을 정리했습니다. 공유오피스 앱이 어떤 화면을 보여주는지, 어디까지 자동으로 처리되는지, 대표가 직접 손대야 하는 일은 무엇인지 순서대로 설명합니다. 울산에서 직원 없이 지점을 운영하며 쓰는 방식 그대로입니다.
목차
- 공유오피스 관리 앱이란 무엇인가
- 폰에서 수납 확인하기 — 입금 자동 매칭
- 폰에서 계약 받기 — 입주 링크와 증빙 발행
- 폰에서 출입 관리하기 — 도어락 연동
- 안내 문자는 사람이 보내지 않습니다
- 모바일 관리 하루 점검 루틴과 요금
- 자주 묻는 질문
1. 공유오피스 관리 앱이란 무엇인가
공유오피스 관리 앱은 지점 운영에 필요한 정보를 한 화면에 모아 폰에서 보고 처리하는 도구입니다. 수납 장부, 계약 서류, 문자 발송, 도어락 앱이 따로 흩어져 있으면 확인 자체가 일이 됩니다.
공유오피스매니저는 폰 PWA를 제공합니다. 앱 마켓에서 내려받는 설치형 프로그램이 아니라, 폰 브라우저로 주소를 열고 홈 화면에 추가하면 아이콘이 생기는 방식입니다. PC에서 보던 데이터와 같은 화면을 폰에서 그대로 봅니다.
| 운영 업무 | 폰에서 보는 것 | 폰에서 처리하는 것 |
|---|---|---|
| 수납 | 청구·입금·미납 현황 | 입금자명 수동 매칭 |
| 계약 | 신규 신청·만기 임박 | 입주 링크 전달, 승인 |
| 증빙 | 발행 대기 목록 | 세금계산서·현금영수증 발행 |
| 출입 | 호실 보드·출입 기록 | 승인 시 현관 PIN 자동 등록 |
| 안내 | 발송 예정·발송 결과 | 문안 수정 |
사무실 관리 앱을 고를 때 핵심은 화면 수가 아니라 대표가 손대야 하는 일이 몇 건 남는가입니다. 자동으로 끝난 건은 기록만 보면 되고, 남은 건만 처리하면 되는 구조여야 폰으로 운영이 됩니다.
2. 폰에서 수납 확인하기 — 입금 자동 매칭
수납 확인은 통장을 열어 대조하지 않습니다. 은행 계좌를 연동하면 입금 내역이 자동으로 수집되고, 회원별 청구와 맞춰져 완납 처리됩니다. 폰에서는 그 결과만 봅니다.
- 입금자명이 회원명과 달라도 한 번 수동으로 매칭하면 다음 달부터 그 이름을 자동 인식합니다.
- 상주 회원은 월 청구(선불·후불), 비상주 회원은 선납(연 단위 일시납)으로 나뉘어 표시됩니다.
- 미납은 별도 목록으로 모여, 어디를 봐야 할지 찾지 않아도 됩니다.
계좌 연결은 각 은행이 공식 제공하는 조회 전용 서비스(빠른조회 등)로 이뤄집니다. 은행에 사전 신청이 필요하며, 입금 내역을 읽기만 할 뿐 출금·이체 권한이 없고 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다. 자동 수납이 맞춰지는 순서는 [통장 입금이 자동으로 수납되는 원리](https://shareofficemanager.com/help/payment-matching 도움말에 정리돼 있습니다.
3. 폰에서 계약 받기 — 입주 링크와 증빙 발행
새 계약은 링크 하나로 시작합니다. 입주 희망자에게 입주 링크를 보내면 본인이 정보를 입력하고, 계약서 PDF가 자동으로 만들어집니다. 대표가 폰에서 할 일은 내용 확인과 승인입니다.
- 입주 링크 전달(문자·카카오톡 등으로 복사해 보내기)
- 회원이 폼 작성 — 인적사항·사업자 정보·계약 조건 입력
- 계약서 PDF 자동 생성
- 승인 — 현관 비밀번호 자동 등록, 청구·안내 일정 자동 생성
증빙도 같은 흐름입니다. 세금계산서와 현금영수증은 납입일 기준으로 자동 준비되고, 발행 대기 목록에서 원클릭으로 발행합니다. 세금계산서 법정 발행 기한은 공급시기 다음 달 10일이며, 넘기면 공급가액의 1~2% 가산세가 발생합니다(부가가치세법). 발행·전송은 국세청 표준인증을 받고 국세청에 등록된 전자세금계산서 시스템사업자를 통해 이뤄집니다.
4. 폰에서 출입 관리하기 — 도어락 연동
출입은 사람이 비밀번호를 알려주지 않습니다. TTLock 도어락을 연동하면 계약 승인 시 현관 비밀번호가 자동 등록되고, 퇴실일에는 자동으로 만료됩니다.
- 출입 기록이 남아, 누가 언제 들어왔는지 폰에서 확인합니다.
- 호실 보드에 출근 표시가 떠, 현재 사용 중인 호실을 한눈에 봅니다.
- 손님 임시 비밀번호는 상주 고객 포털에서 회원이 직접 발급합니다. 방문객이 올 때마다 대표에게 연락할 일이 줄어듭니다.
퇴실 처리를 깜빡해 옛 비밀번호가 살아 있는 상황을 막는 것이 핵심입니다. 계약 종료일과 도어락 권한이 같은 데이터를 보고 움직이면, 폰으로도 출입 상태를 신뢰할 수 있습니다.
5. 안내 문자는 사람이 보내지 않습니다
안내 문자는 계약 조건에 따라 자동 발송됩니다. 대표가 폰에서 하는 일은 발송 결과를 보는 것뿐입니다.
- 납입 안내 — 납입일 3일 전과 당일
- 미납 안내 — 1~3차 단계별
- 만기 안내 — 상주·비상주 문안을 따로 운영
문자에는 고지서 링크가 포함되어, 회원이 금액과 계좌를 다시 묻지 않아도 됩니다. 카카오 알림톡이 우선 발송되고, 미승인 상태면 문자로 대체됩니다. 문구는 대표 말투로 수정할 수 있습니다.
문의 응대도 전화에 묶이지 않습니다. 홈페이지 AI 상담이 기능·요금 질문에 즉시 답하고, 남은 내용은 글로 남기면 영업일 24시간 안에 답변합니다. 카카오톡 채널 @begin_office로도 문의할 수 있습니다.
6. 모바일 관리 하루 점검 루틴과 요금
폰으로 운영하면 하루 일과가 짧아집니다. 저희 지점에서 대표가 매일 하는 일은 대시보드 확인과 자동 처리되지 않은 건 처리뿐이며, 합쳐 약 30분입니다.
| 시점 | 폰에서 보는 것 | 손이 가는 일 |
|---|---|---|
| 아침 | 대시보드(입금·미납·만기) | 자동 매칭 안 된 입금 매칭 |
| 수시 | 신규 입주 신청 | 내용 확인 후 승인 |
| 납입일 이후 | 증빙 발행 대기 | 원클릭 발행 |
| 월말 | 만기 임박 목록 | 연장·퇴실 확인 |
| 매월 | 세무사 전달 자료 | 엑셀 1개 내려받아 전달 |
세무사에게 보내는 자료는 청구·발행·수납·계약 현황이 시트로 나뉜 엑셀 1개입니다. 홈택스 원본과 매입 증빙은 별도로 준비합니다.
요금은 지점당 정액이며 호실 수 기준 세 단계뿐입니다. 출시 기념 얼리버드(선착 30곳)는 월 10만·15만·20만 원(부가세 별도)이고 평생 고정됩니다. 얼리버드 마감 후 신규 가입가는 인상 예정이며, 기존 고객 요금은 동결됩니다. 세팅비가 없고 문자·세금계산서 건수로 요금이 늘지 않습니다. 1개월 무료 체험 후 유료 이용을 고를 때만 결제하며, 체험만 하고 그만두면 청구가 없습니다. 2026년 11월 30일까지 체험을 시작하면 창립 고객으로 이관·세팅을 전부 대행하고, 첫 유료 달이 불만족스러우면 그 달 요금을 환불합니다. 1년치를 한 번에 내면 12개월 요금으로 14개월 이용하고, 유료 10지점 이상 일괄 계약은 지점당 20% 할인(12개월)입니다. 매월 1일 그달 요금이 청구되고 10일까지 계좌로 입금합니다. 화면을 직접 보고 싶다면 문의에 '화상 데모'를 남기시면 15분 화상 데모 일정을 잡아 드립니다.
7. 자주 묻는 질문
Q. 공유오피스매니저는 어떤 프로그램인가요?
공유오피스·비상주사무실(가상 오피스)을 위한 통합 운영 관리 프로그램입니다. 입주 계약(링크 폼·계약서 PDF 자동 생성), 월세 수납(계좌 입금 자동 매칭), 세금계산서·현금영수증 발행, 미납·만기 안내 문자 자동 발송, 도어락 출입 관리까지 한 화면에서 처리합니다. 상주 22실과 다수의 비상주를 직접 운영하는 대표가 만들어, 실제 지점이 이 시스템으로 돌아가고 있습니다.
Q. 앱스토어에서 따로 설치해야 하나요?
아니요. 폰 PWA 방식이라 브라우저로 주소를 열고 홈 화면에 추가하면 아이콘이 생깁니다. PC에서 보던 화면과 같은 데이터를 폰에서 그대로 확인합니다.
Q. 요금은 얼마인가요?
지점당 정액이며 호실 수 기준 세 단계뿐입니다. 출시 기념 얼리버드(선착 30곳)는 월 10만·15만·20만 원(부가세 별도)이고, 얼리버드 요금은 평생 고정됩니다. 회원 수나 문자 건수로 요금이 불어나지 않으며, 1개월 무료 체험 후 결정하실 수 있습니다.
Q. 월세 입금 확인은 어떻게 자동화되나요?
은행 계좌를 연동하면 입금 내역이 자동 수집되고, 회원별 청구와 자동으로 맞춰져 완납 처리됩니다. 입금자명이 회원명과 달라도 한 번 수동으로 매칭해 주면 다음 달부터는 그 이름도 자동으로 인식합니다. 통장 내역과 엑셀을 눈으로 대조하는 일이 없어집니다.
Q. 계좌를 연결해도 안전한가요?
네. 계좌 연결은 각 은행이 공식 제공하는 조회 전용 서비스로 이뤄집니다. 입금 내역을 읽기만 할 뿐 출금·이체 권한이 없고, 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다. 세금계산서·현금영수증은 국세청 표준인증을 받고 국세청에 등록된 전자세금계산서 시스템사업자를 통해 발행되어 국세청에 직접 전송됩니다.
Q. 비상주(가상 오피스) 회원도 관리되나요?
네. 비상주는 선납(일시납) 방식 그대로 지원합니다. 연 단위 선납 청구, 선납 기간별 세금계산서 발행, 만기 안내 문자까지 비상주 운영 흐름에 맞춰 동작합니다. 상주와 비상주를 한 화면에서 함께 관리합니다.
Q. 손님 출입 비밀번호도 폰으로 처리하나요?
손님 임시 비밀번호는 상주 고객 포털에서 회원이 직접 발급합니다. 대표는 출입 기록과 호실 보드의 출근 표시로 현황만 확인하면 됩니다.
Q. 도입 상담은 전화로 해야 하나요?
꼭 그러실 필요는 없습니다. 홈페이지의 AI 상담이 기능·요금 질문에 즉시 답하고, 해소되지 않은 내용은 글로 남겨 주시면 영업일 24시간 이내에 답변드립니다. 통화가 편하시면 010-4895-8352(평일 10:00~18:00)로 전화 주셔도 됩니다. 가입은 셀프로 5분이면 끝납니다.
이런 분께 맞습니다
- 지점을 비우는 시간이 많아 외부에서 수납·계약을 확인해야 하는 운영자
- 통장 앱, 엑셀, 문자, 도어락 앱을 각각 열어보는 것이 번거로운 분
- 직원 없이 공유오피스·비상주사무실을 혼자 운영하는 대표
글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표(울산광역시 중구). 울산에서 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.
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- 기능·요금 안내와 1개월 무료 체험: https://shareofficemanager.com/welcome
- 사용법 도움말: https://shareofficemanager.com/help
- 궁금한 점은 카카오톡 채널 @begin_office 또는 홈페이지에 글로 남겨 주세요.