주식회사 비긴오피스(이하 "회사")는 공유오피스 운영 관리 서비스 공유오피스매니저(웹 shareofficemanager.com 및 모바일 앱 "공유오피스매니저", 이하 "서비스")를 제공하면서 「개인정보 보호법」 등 관련 법령을 지키고, 이용자의 개인정보를 보호하기 위해 다음과 같이 개인정보 처리방침을 정하여 공개합니다.
제1조 이 방침이 적용되는 정보와 회사의 지위
서비스에서 다루는 개인정보는 누구의 정보인지에 따라 회사의 지위가 다릅니다.
| 구분 | 누구의 정보 | 회사의 지위 |
|---|---|---|
| ① 서비스 이용 고객 | 서비스에 가입한 공유오피스 운영사와 그 대표·직원 계정 | 개인정보처리자 |
| ② 방문자·문의자 | 홈페이지 방문자, 도입 문의·AI 상담 이용자 | 개인정보처리자 |
| ③ 입주 회원·출입자 | 각 공유오피스(서비스 이용 고객)가 서비스에 등록하거나, 공유오피스가 보낸 입력 링크·고객 포털에 입주 회원이 직접 입력한 정보 | 각 공유오피스가 개인정보처리자이고, 회사는 공유오피스로부터 처리를 위탁받은 수탁자 |
③ 입주 회원·출입자의 개인정보는 해당 공유오피스의 개인정보 처리방침이 우선 적용됩니다. 회사는 공유오피스가 맡긴 목적(계약·수납·세금계산서·문자 안내·출입 관리) 범위 안에서만 처리하며, 다른 목적으로 이용하지 않습니다.
제2조 처리하는 개인정보의 항목과 목적
① 서비스 이용 고객
| 목적 | 항목 |
|---|---|
| 가입 신청·승인, 로그인, 계정 관리 | (필수) 이메일(로그인 아이디), 비밀번호(일방향 암호화), 이름, 연락처, 운영사명, 사업자등록번호, 대표자명 |
| 서비스 제공(지점 운영) | 지점명·주소·대표 전화·이메일, 계약서 임대인 정보(상호·대표자·법인등록번호), 도장 이미지(선택), 발신 번호 |
| 수납 계좌 연동(입금 자동 확인) | 계좌번호(암호화), 예금주명. 은행 인터넷뱅킹 비밀번호 등 인증 정보는 연동 서비스로 전달만 하고 회사는 저장하지 않습니다. |
| 도어락 연동 | 도어락(TTLock) 계정 아이디, 비밀번호(암호화 저장). 서비스에서 대신 만든 도어락 계정의 경우 그 로그인 아이디 |
| 요금 청구·고지 | 청구·입금 기록, 알림 수신 이메일 |
| 고객 지원 | 개선 요청 글·첨부 이미지, 문의 내용 |
② 방문자·문의자
| 목적 | 항목 |
|---|---|
| 도입 문의 응대 | 이름, 연락처(이메일 또는 휴대폰, 암호화), 문의 내용 |
| AI 상담(도입 상담 챗) | 상담 대화 내용, 브라우저 세션 식별자 |
| 유입 경로 분석 | 방문 경로(광고 캠페인 표식 utm 등) |
③ 입주 회원·출입자 (공유오피스로부터 위탁받아 처리)
| 목적 | 항목 |
|---|---|
| 임대차 계약 체결·관리, 계약서 작성 | 성명(상호), 휴대폰 번호(암호화), 이메일, 주소(암호화·선택), 사업자등록번호·법인등록번호(암호화·선택), 대표자명·업태·종목, 계약 정보(호실·기간·금액), 계약서 문서 |
| 계약서 임차인 식별(개인·개인사업자) | 주민등록번호(암호화). 「상가건물 임대차보호법 시행령」 제3조 제4항에 따른 확정일자부 기재사항을 근거로 처리합니다. 예전 방식으로 받은 생년월일(암호화)이 남아 있을 수 있습니다. |
| 월세 수납 확인 | 입금자명(추가 입금자명 포함), 입금 일시·금액 |
| 세금계산서·현금영수증 발행 | 공급받는자 상호·사업자등록번호·대표자·주소·이메일, 현금영수증 식별번호(암호화) |
| 문자·알림톡 안내 | 수신 휴대폰 번호(암호화), 추가 연락처(이름·휴대폰), 발송 내용 |
| 출입 관리 | 출입 비밀번호(암호화)·유효 기간, 출입자 이름, 출입 기록(일시·방법·성공 여부), 지문 등록 정보(지문 번호·이름표·유효 기간) |
| 고객 포털(회의실 예약·문의) | 휴대폰 번호(인증번호 로그인), 예약·문의 내역 |
지문 정보에 관하여 — 지문 이미지와 지문 특징 정보는 도어락 기기 안에만 저장되며, 서비스로 전송되거나 저장되지 않습니다. 서비스는 도어락이 부여한 지문 번호와 이름표(호실 번호 등), 유효 기간만 처리합니다.
④ 서비스 이용 중 자동으로 생성·수집되는 정보
- 접속 IP, 접속 일시, 주요 처리 기록(보안·부정 이용 방지)
- 로그인 유지를 위한 쿠키, 방문 경로 기록(브라우저 저장소)
- 공개 페이지 방문 통계(네이버 애널리틱스)
- 모바일 앱: 로그인 상태 유지를 위한 인증 토큰(휴대폰 안 보안 저장소에만 보관). 앱은 도어락과 블루투스로 통신하며, 안드로이드에서 블루투스 검색에 필요한 위치 권한을 요청하지만 위치 정보를 수집하거나 저장하지 않습니다. 도어락 계정 비밀번호는 앱 화면에서만 쓰고 휴대폰에 저장하지 않습니다.
제3조 처리 및 보유 기간
- 서비스 이용 고객의 정보: 서비스 이용 계약 해지 시까지. 해지 효력일부터 30일(데이터 내보내기 지원 기간)이 지나면 파기합니다.
- 방문자·문의자의 정보: 문의 처리 완료 후 1년 보관 후 파기합니다. AI 상담 대화도 1년 보관 후 파기합니다.
- 입주 회원·출입자의 정보: 위탁한 공유오피스와의 서비스 이용 기간 동안 처리하며, 공유오피스의 삭제 요청 또는 서비스 해지 시 파기합니다. 공유오피스가 입주 회원에게 안내한 보유 기간(예: 계약 종료 후 5년)이 있으면 그 지시에 따릅니다.
- 다만 다음 정보는 관련 법령에 따라 정해진 기간 보관합니다.
- 세금계산서 등 거래 증빙: 5년(「국세기본법」)
- 개인정보 처리시스템 접속기록: 2년 이상(「개인정보의 안전성 확보조치 기준」 — 고유식별정보 처리)
- 백업: 장애·재해 복구를 위한 백업은 국내 서버에서 7일, 국외 백업 저장소(제6조)에서 1년 보관 후 삭제합니다.
제4조 개인정보의 제3자 제공
회사는 개인정보를 제1조·제2조의 목적 범위에서만 처리하며, 정보주체의 동의가 있거나 법률에 특별한 규정이 있는 경우 외에는 제3자에게 제공하지 않습니다.
- 공유오피스가 세금계산서 발행을 요청하면, 「부가가치세법」에 따라 발행 내역이 전자세금계산서 발행 서비스를 거쳐 국세청으로 전송됩니다.
제5조 개인정보 처리 업무의 위탁 (국내)
| 수탁자 | 위탁 업무 | 처리 항목 |
|---|---|---|
| 주식회사 케이넷 (바로빌) | 문자·알림톡 발송, 전자세금계산서·현금영수증 발행, 수납 계좌 입금 내역 조회 | 수신 휴대폰 번호·발송 내용 / 공급받는자 상호·사업자등록번호·대표자·주소·이메일·금액 / 입금자명·금액·일시 |
| 주식회사 카카오 | 알림톡 전송(바로빌을 거쳐 전송) | 수신 휴대폰 번호·발송 내용 |
| 네이버 주식회사 | 공개 페이지 방문 통계(네이버 애널리틱스) | 쿠키·접속 정보 |
제6조 개인정보의 국외 이전
회사는 서비스 제공을 위해 다음과 같이 개인정보를 국외로 이전(처리 위탁·보관)합니다. 이전은 서비스 이용 중 필요한 시점에 암호화된 통신(HTTPS)으로 이루어집니다.
| 이전받는 자 (연락처) | 이전 국가 | 이전 항목 | 이전 목적 | 보유 기간 |
|---|---|---|---|---|
| Anthropic, PBC ([email protected]) | 미국 | AI 상담 대화, 문의 내용, 관리자가 AI 양식 변환 기능에 올린 명부(회원명·연락처 등), 개선 요청 글·캡처 이미지 | AI 상담·답변 초안·명부 양식 변환 | 받은 날부터 30일 이내 삭제(이용정책 위반으로 분류된 경우 최대 2년) |
| Hangzhou Sciener Intelligent Control Technology Co., Ltd. (TTLock) | 중국 법인 · 서버 독일(프랑크푸르트) | 도어락 계정 아이디·비밀번호, 출입 비밀번호·유효 기간, 지문 번호·이름표(호실 번호 등), 출입 기록 | 도어락 비밀번호 자동 등록·원격 열기·출입 기록 수집 | 도어락 연동 기간 |
| Cloudflare, Inc. | 미국 | 서비스 접속 트래픽 전체, 서비스 도메인으로 오는 이메일 | 보안·전송, 메일 수신 | 전송 처리 중 일시 처리 |
| Google LLC (Gmail) | 미국 | 알림 메일 수신자 이메일·메일 내용 | 가입·청구 등 알림 메일 발송 | 발송 처리 후 Google 정책에 따름 |
| Resend, Inc. | 미국 | 수신자 이메일·메일 내용 | 고객 지원 메일 발신 | 발송 처리 후 Resend 정책에 따름 |
| Telegram Messenger Inc. | 영국령 버진아일랜드 법인 · 데이터센터 소재국 비공개 | 신규 문의·가입 신청 알림(가린 연락처, 문의 앞부분) | 운영자 알림 | 알림 메시지 보관 기간 |
| Backblaze, Inc. | 미국 | 서비스 데이터베이스 백업 파일(암호화된 상태) | 재해 대비 백업 | 제3조 제5항 |
국외 이전을 원하지 않으면 회사에 요청할 수 있습니다. 이 경우 해당 기능(AI 상담·AI 양식 변환, 도어락 자동 연동 등)을 이용할 수 없으며, 도어락은 수동 모드(관리자가 직접 입력)로 이용할 수 있습니다.
제7조 개인정보의 파기 절차와 방법
- 보유 기간이 지나거나 처리 목적이 달성된 개인정보는 지체 없이 파기합니다. 법령에 따라 보관해야 하는 정보는 다른 정보와 분리해 보관합니다.
- 전자 파일은 복구할 수 없는 방법으로 삭제하고, 종이 문서는 분쇄하거나 소각합니다.
- 공유오피스는 서비스의 [회원 삭제] 기능으로 입주 회원 정보를 직접 삭제할 수 있습니다(수납·발행 기록 등 법정 보존 대상이 있으면 삭제가 제한되고 그 사유를 안내합니다).
제8조 정보주체와 법정대리인의 권리·의무와 행사 방법
- 정보주체는 회사에 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지를 요구할 수 있습니다(「개인정보 보호법」 제35조~제37조).
- 서비스 이용 고객은 서비스 설정 화면에서 직접 확인·수정하거나 아래 제11조 연락처로 요청할 수 있습니다.
- 입주 회원·출입자는 소속 공유오피스에 요청하는 것이 가장 빠릅니다. 회사로 요청하시면 해당 공유오피스에 지체 없이 전달하고 처리를 돕습니다.
- 대리인을 통해 요청할 수 있으며, 이 경우 위임장을 제출해야 합니다.
제9조 개인정보의 안전성 확보 조치
- 관리적 조치: 개인정보 보호책임자 지정, 개인정보 취급자 최소화, 권한별 접근 통제(대표·매니저·운영자)
- 기술적 조치:
- 비밀번호 일방향 암호화(bcrypt)
- 휴대폰 번호·주민등록번호·사업자등록번호·법인등록번호·주소·출입 비밀번호·계좌번호·도어락 계정 비밀번호 등 암호화 저장
- 전송 구간 암호화(HTTPS)
- 개인정보 열람 기록 보관(누가 언제 무엇을 열람했는지)
- 로그인 실패 시 일정 시간 잠금, 접속 횟수 제한
- 매일 백업(국외 백업은 암호화한 뒤 전송)
제10조 개인정보 자동 수집 장치의 설치·운영 및 거부
- 서비스는 로그인 유지를 위한 쿠키와, 방문 경로 기록을 위한 브라우저 저장소를 사용합니다. 공개 페이지(소개·도움말·가입·로그인)에서는 방문 통계를 위해 네이버 애널리틱스를 사용합니다.
- 브라우저 설정에서 쿠키 저장을 거부할 수 있습니다. 다만 로그인 유지 쿠키를 거부하면 로그인이 필요한 기능을 이용할 수 없습니다.
제11조 개인정보 보호책임자
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 개인정보 보호책임자 | 박상용 (대표이사) |
| 전화 | 052-713-5589 |
| 이메일 | [email protected] |
개인정보 관련 문의·불만·피해 구제는 위 연락처로 요청하시면 지체 없이 답변하고 처리합니다.
제12조 권익침해 구제 방법
개인정보 침해에 대한 상담·신고가 필요하면 아래 기관에 문의할 수 있습니다.
- 개인정보분쟁조정위원회: 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
- 개인정보침해신고센터: 118 (privacy.kisa.or.kr)
- 대검찰청: 1301 (www.spo.go.kr)
- 경찰청: 182 (ecrm.police.go.kr)
제13조 개인정보 처리방침의 변경
이 방침은 2026년 10월 1일부터 적용됩니다. 내용이 바뀌면 시행 7일 전(이용자 권리에 중요한 변경은 30일 전)부터 서비스 화면에 공지합니다.
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