호실 관리 — 공유오피스 호실 현황·공실을 한 화면에서

한 줄 요약 호실 관리는 공유오피스의 각 호실이 지금 어떤 상태인지를 계약·수납·출입·만기 네 가지 정보로 묶어 보는 일입니다. 벽에 붙인 호실 배치도와 엑셀 호실 현황표를 따로 두면 세 자료의 시점이 어긋나지만, 계약·입금·도어락이 한 시스템에 연결되면 호실 보드 한 화면에서 공실과 미납, 출근 여부까지 확인됩니다.

공유오피스를 운영하면 호실 번호는 금방 외워집니다. 그런데 그 호실이 지금 어떤 상태인지는 매번 다른 자료를 열어야 알 수 있습니다. 계약 기간은 계약서 파일에, 이번 달 월세는 통장에, 현관 비밀번호는 도어락 앱에 들어 있기 때문입니다. 이 글은 상주 호실을 두고 운영하는 공유오피스·섹션오피스·소호사무실 운영자를 위한 정리입니다.

저는 울산에서 상주 22실과 비상주 89곳을 직원 없이 직접 운영하며 이 시스템을 만들었고, 지금 그 지점이 이 시스템으로만 돌아갑니다. 매일 하는 일은 대시보드 확인과 자동 처리되지 않은 건 처리뿐이고 약 30분이 걸립니다. 그 30분에서 호실 관리가 어떻게 끝나는지, 반대로 자료가 흩어져 있을 때 무엇이 새는지를 순서대로 적었습니다.

목차

1. 호실 관리는 무엇을 관리하는 일인가
2. 호실 배치도와 엑셀 호실 현황표의 한계
3. 호실 상태를 만드는 네 가지 정보
4. 입실부터 퇴실까지 호실 상태가 바뀌는 순서
5. 공실 관리 — 언제 비는지 미리 보는 법
6. 비상주 회원은 호실 없이 어떻게 관리하나
7. 자주 묻는 질문

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1. 호실 관리는 무엇을 관리하는 일인가

호실 관리는 공간이 아니라 상태를 관리하는 일입니다. 호실의 위치와 크기는 한 번 정해지면 바뀌지 않지만, 그 호실을 누가 쓰는지·언제까지 쓰는지·이번 달 요금을 냈는지·현관 비밀번호가 유효한지는 매달 바뀝니다. 운영자가 실제로 매일 확인하는 것은 후자입니다.

그래서 호실 현황 관리는 다음 네 가지 질문에 답할 수 있어야 합니다.

• 지금 비어 있는 호실은 어디인가
• 다음 달에 비게 될 호실은 어디인가
• 이번 달 요금이 아직 들어오지 않은 호실은 어디인가
• 퇴실한 호실의 현관 비밀번호가 아직 살아 있지는 않은가

네 질문의 답이 서로 다른 파일에 흩어져 있으면, 호실 하나를 확인하는 데 세 번 창을 옮겨야 합니다. 22실이면 그 이동이 하루에 수십 번 쌓입니다.

2. 호실 배치도와 엑셀 호실 현황표의 한계

호실 배치도는 위치를 보여주지만 시간은 보여주지 못합니다. 벽에 붙은 도면은 어느 호실이 어디에 있는지를 알려줄 뿐, 그 호실의 계약이 이번 달에 끝나는지는 담지 못합니다. 그래서 대부분 엑셀 호실 현황표를 따로 만들고, 도어락 앱을 또 따로 씁니다.

자료가 셋으로 나뉘면 어긋나는 지점이 생깁니다. 퇴실 처리는 했는데 도어락 비밀번호가 남아 있거나, 입금은 들어왔는데 현황표의 수납란이 비어 있는 식입니다. 한 곳만 고치고 다른 곳을 잊는 일은 사람이 성실하지 않아서가 아니라, 같은 사실을 세 번 적어야 하는 구조이기 때문입니다.

확인하려는 것	배치도·엑셀·도어락 앱을 따로 쓸 때	연결된 호실 보드에서 볼 때
공실 여부	엑셀을 열어 마지막 수정일을 먼저 확인	호실 상태로 바로 표시
이번 달 수납	통장 내역과 엑셀을 눈으로 대조	입금 자동 매칭 결과가 호실에 반영
만기 임박	계약서 파일을 하나씩 열어 확인	만기일 기준으로 목록에 노출
현관 비밀번호	도어락 앱에서 따로 등록·삭제	승인 시 자동 등록, 퇴실 시 자동 만료
출근 여부	확인 방법 없음	출입 기록으로 호실 보드에 출근 표시

3. 호실 상태를 만드는 네 가지 정보

호실 상태는 계약·수납·출입·만기 네 가지 정보가 합쳐져 만들어집니다. 각 정보가 어디서 들어오고 무엇이 자동으로 처리되는지를 나누면 이렇습니다.

정보	들어오는 경로	자동으로 처리되는 부분
계약	입주 링크 폼 작성 → 계약서 PDF 자동 생성	승인 시 회원이 호실에 배정
수납	은행이 공식 제공하는 조회 전용 연동으로 수집된 입금 내역	회원별 청구와 자동 매칭·완납 처리
출입	TTLock 도어락 연동	현관 비밀번호 자동 등록, 출입 기록, 호실 보드 출근 표시
만기	계약 기간	만기 안내 문자 자동 발송(상주·비상주 문안 별도)

계좌 연결은 은행에 사전 신청해 쓰는 조회 전용 서비스입니다. 입금 내역을 읽기만 할 뿐 출금·이체 권한이 없고, 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다. 호실 보드에 보이는 수납 상태는 이 읽기 전용 내역이 청구와 맞춰진 결과입니다.

4. 입실부터 퇴실까지 호실 상태가 바뀌는 순서

호실 상태는 입주 링크에서 시작해 퇴실에서 끝납니다. 사람이 손으로 바꾸는 단계를 최대한 줄이면, 자료가 어긋날 자리도 함께 줄어듭니다. 실제 순서는 다음과 같습니다.

1. 상담이 끝난 분께 입주 링크를 보냅니다.
2. 입주자가 폼을 작성하면 계약서 PDF가 자동으로 만들어집니다.
3. 대표가 승인하면 호실에 회원이 배정되고, 현관 비밀번호가 도어락에 자동 등록됩니다.
4. 계약 조건에 따라 매달 청구가 만들어지고, 납입일 3일 전과 당일에 안내 문자가 자동 발송됩니다.
5. 입금이 들어오면 청구와 자동으로 맞춰져 해당 호실이 완납으로 바뀝니다.
6. 만기가 가까워지면 만기 안내가 자동으로 나갑니다.
7. 퇴실 처리를 하면 현관 비밀번호가 자동으로 만료되고, 호실은 공실 상태가 됩니다.

화면 순서는 [입주 링크로 새 계약 받기](https://shareofficemanager.com/help/move-in-link 도움말에 정리돼 있습니다. 입주자에게 링크를 전달하는 일 외에는 대표가 따로 입력할 항목이 거의 없습니다.

손님이 찾아오는 경우에는 대표가 개입하지 않습니다. 임시 비밀번호는 상주 고객 포털에서 회원이 직접 발급하고, 그 기록도 출입 기록에 남습니다.

5. 공실 관리 — 언제 비는지 미리 보는 법

공실 관리의 핵심은 지금 빈 호실이 아니라 곧 빌 호실입니다. 이미 비어 있는 호실은 누구나 압니다. 문제는 이번 달 말에 만기가 오는 호실을 며칠 전에야 알아차릴 때 생깁니다. 청소·안내·다음 입주 일정이 한꺼번에 몰립니다.

계약 기간이 시스템에 들어 있으면 만기는 미리 드러납니다. 만기 안내 문자가 자동으로 나가기 때문에 연장 의사도 일찍 확인됩니다. 상주와 비상주는 운영 흐름이 다르므로 만기 안내 문안이 따로 준비돼 있고, 문구는 대표 말투로 수정할 수 있습니다. 안내는 카카오 알림톡을 먼저 보내고, 미승인 상태면 문자로 대체됩니다.

공실 관리에서 같이 봐야 할 항목을 정리하면 다음과 같습니다.

• 만기까지 남은 날짜와 연장 여부 회신
• 미납 상태로 만기를 맞는 호실(미납 안내 1~3차가 자동 발송됩니다)
• 퇴실 예정 호실의 현관 비밀번호 만료 시점
• 보증금 정산이 남아 있는지 여부

6. 비상주 회원은 호실 없이 어떻게 관리하나

비상주(가상 오피스) 회원은 호실이 아니라 회원과 선납 기간 단위로 관리됩니다. 물리적 호실을 배정하지 않으므로 공실이라는 개념 대신 계약 시작일과 선납 종료일이 기준이 됩니다. 저희 지점의 89곳도 같은 방식으로 돌아갑니다.

비상주에서 확인하는 항목은 세 가지입니다. 연 단위 선납 청구가 제때 만들어졌는지, 선납 기간에 맞춰 세금계산서가 발행됐는지, 만기 안내가 나갔는지입니다. 세금계산서는 공급시기 다음 달 10일이 법정 발행 기한이고, 넘기면 공급가액의 1~2% 가산세가 붙습니다(부가가치세법). 발행·전송은 국세청 표준인증을 받고 국세청에 등록된 전자세금계산서 시스템사업자를 통해 이뤄집니다.

상주 호실과 비상주 회원을 각각 다른 파일로 관리하면 월말에 두 번 점검해야 합니다. 한 화면에서 함께 보면 상주는 호실 상태로, 비상주는 선납 기간으로 같은 목록에 나타납니다. 지점을 늘려도 구조는 같고, 지점별로 나눠 보거나 합쳐 볼 수 있습니다.

7. 자주 묻는 질문

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이런 분께 맞습니다

• 호실 현황표와 도어락 앱을 따로 쓰며 자료가 어긋난 적이 있는 운영자
• 만기와 공실을 미리 파악해 다음 입주 일정을 잡고 싶은 분
• 상주 호실과 비상주 회원을 한 화면에서 함께 보고 싶은 분

글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표(울산광역시 중구). 울산에서 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.

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