섹션오피스 관리 — 호실 단위 계약·수납을 한 화면에서
박상용 · 주식회사 비긴오피스 대표 · · 약 8분
한 줄 요약 섹션오피스 관리는 호실 단위로 나뉜 사무실의 계약·수납·증빙·출입을 호실 기준으로 묶어 처리하는 일입니다. 호실마다 계약일과 만기, 임대료가 다르기 때문에 엑셀·통장·문자 앱이 따로 돌면 누락이 생깁니다. 계약서와 입금, 세금계산서, 현관 비밀번호를 한 화면에서 호실 번호로 보게 만들면 매달 반복되던 작업이 확인 작업으로 바뀝니다.
이 글은 사무실을 호실 단위로 나눠 임대하는 섹션오피스 운영자를 위한 글입니다. 호실이 열 개를 넘어가면 계약 만기, 입금 여부, 세금계산서 발행 여부가 머릿속에서 섞이기 시작합니다. 문제는 일이 어렵다는 게 아니라, 같은 일이 호실 수만큼 매달 반복된다는 점입니다.
저는 울산에서 상주 22실과 비상주 89곳을 직원 없이 직접 운영하고 있습니다. 지금 그 지점은 이 시스템으로만 돌아가고, 제가 매일 하는 일은 대시보드를 확인하고 자동으로 처리되지 않은 건만 손보는 것입니다. 시간은 하루 약 30분입니다. 아래에서는 호실 단위 계약·수납·증빙·출입을 한 화면에 모으는 순서를 정리합니다.
목차
- 섹션오피스 관리가 일반 임대 관리와 다른 점
- 호실별 계약 관리 — 입주 링크 한 장으로 끝내기
- 호실 단위 수납 — 통장 대조를 없애는 구조
- 세금계산서·현금영수증 — 호실마다 다른 발행 기한
- 안내 문자와 도어락 — 사람이 기억하지 않아도 되는 일
- 호실이 늘어날 때의 관리 구조와 요금
- 자주 묻는 질문
1. 섹션오피스 관리가 일반 임대 관리와 다른 점
차이는 '계약의 개수'입니다. 사무실 한 채를 통으로 빌려주면 계약은 하나지만, 섹션오피스는 호실 수만큼 계약이 존재합니다. 계약이 늘어난 만큼 청구·수납·증빙·안내도 호실 수만큼 매달 반복됩니다.
섹션오피스 운영에서 매달 돌아오는 일은 대체로 다음과 같습니다.
- 호실별 계약서 작성과 서명, 보관
- 호실별 월 임대료 청구와 입금 확인
- 세금계산서 또는 현금영수증 발행
- 납입 안내, 미납 안내, 만기 안내 발송
- 입주 시 현관 비밀번호 등록, 퇴실 시 비밀번호 정리
이 다섯 가지는 난이도가 높지 않습니다. 대신 하나라도 빠지면 바로 돈과 신뢰의 문제가 됩니다. 입금 확인을 놓치면 미납이 쌓이고, 발행을 놓치면 가산세가 붙고, 비밀번호 정리를 놓치면 퇴실한 사람이 계속 문을 엽니다. 그래서 섹션오피스 관리는 '기억으로 버티는 구조'를 '기록으로 도는 구조'로 바꾸는 일에 가깝습니다.
| 반복 업무 | 수기·엑셀 운영 | 한 화면 운영 |
|---|---|---|
| 계약 | 서식 작성·출력·서명·스캔 보관 | 입주 링크 전송, 계약서 PDF 자동 생성 |
| 수납 | 통장 내역과 엑셀을 눈으로 대조 | 입금 내역 자동 수집 후 청구와 매칭 |
| 증빙 | 호실별 발행일을 달력에 표시 | 납입일 기준 자동 준비 후 원클릭 발행 |
| 안내 | 미납자에게 직접 문자 작성 | 계약 조건에 따라 자동 발송 |
| 출입 | 도어락에 수동 등록·삭제 | 승인 시 자동 등록, 퇴실 시 자동 만료 |
2. 호실별 계약 관리 — 입주 링크 한 장으로 끝내기
호실별 계약 관리의 출발점은 '운영자가 입력하지 않는 것'입니다. 입주자에게 링크 폼을 보내면 본인이 정보를 입력하고, 계약서 PDF가 자동으로 만들어집니다. 운영자는 내용을 확인하고 승인만 하면 됩니다.
승인 시점에 세 가지가 동시에 처리됩니다.
- 호실과 계약 기간, 월 임대료가 회원 정보로 저장됩니다.
- 계약 조건에 맞춰 매달 청구가 자동으로 생성됩니다.
- 도어락이 연동돼 있으면 현관 비밀번호가 자동으로 등록됩니다.
이 구조의 장점은 호실 정보가 한 곳에만 존재한다는 점입니다. 계약서 파일 따로, 명부 엑셀 따로, 도어락 앱 따로 관리하면 세 곳이 조금씩 어긋납니다. 한 번의 승인으로 세 곳이 함께 갱신되면 어긋날 여지가 줄어듭니다. 화면 순서는 [입주 링크로 새 계약 받기](https://shareofficemanager.com/help/move-in-link 도움말에 정리돼 있습니다.
이미 입주해 있는 호실은 대량 가져오기로 옮깁니다. 쓰시던 엑셀을 양식과 무관하게 올리면 AI 양식 변환이 표준 형식으로 재구성합니다. 호실 번호, 계약 시작일, 만기, 월 임대료가 들어 있으면 그대로 활용됩니다.
3. 호실 단위 수납 — 통장 대조를 없애는 구조
수납 관리의 핵심은 입금 내역과 청구를 자동으로 맞추는 것입니다. 은행 계좌를 연동하면 입금 내역이 자동 수집되고, 회원별 청구와 맞춰져 완납으로 처리됩니다. 통장 앱과 엑셀을 번갈아 보며 대조하는 일이 사라집니다.
섹션오피스에서 자주 생기는 상황도 함께 정리됩니다.
- 입금자명이 다른 경우: 대표자 개인 이름이나 배우자 이름으로 입금되는 일이 흔합니다. 한 번만 수동으로 매칭해 주면 다음 달부터 그 이름도 자동으로 인식합니다.
- 일부만 입금된 경우: 청구 금액과 입금액 차이가 남아 미납 잔액으로 표시됩니다.
- 납부 방식이 섞인 경우: 상주 회원은 월 청구(선불·후불), 비상주 회원은 선납(연 단위 일시납)으로 각각 동작합니다.
계좌 연결은 각 은행이 공식 제공하는 조회 전용 서비스로 이뤄집니다. 은행에 사전 신청한 뒤 연결하며, 입금 내역을 읽기만 할 뿐 출금·이체 권한이 없고 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다.
4. 세금계산서·현금영수증 — 호실마다 다른 발행 기한
증빙은 기한이 법으로 정해져 있어 가장 먼저 자동화할 영역입니다. 전자세금계산서의 법정 발행 기한은 공급시기가 속한 달의 다음 달 10일입니다. 이를 넘기면 부가가치세법에 따라 공급가액의 1~2% 가산세가 발생할 수 있습니다. 구체적인 적용은 세무 전문가와 확인하시는 편이 좋습니다.
섹션오피스는 호실마다 계약일이 달라서 발행일도 흩어집니다. 5일 납입 호실과 25일 납입 호실이 섞이면 달력에 표시하는 방식으로는 관리가 버겁습니다. 그래서 납입일을 기준으로 발행 대상이 자동으로 준비되고, 운영자는 확인 후 한 번에 발행하는 흐름이 필요합니다.
- 사업자 회원: 세금계산서 발행 대상으로 준비
- 개인 회원: 현금영수증 발행 대상으로 준비
- 비상주 선납 회원: 선납 기간에 맞춰 발행
발행은 국세청 표준인증을 받고 국세청에 등록된 전자세금계산서 시스템사업자를 통해 이뤄지며, 국세청에 직접 전송됩니다. 세무사에게 넘길 자료는 청구·발행·수납·계약 현황이 시트로 나뉜 엑셀 한 개로 정리됩니다. 홈택스 원본과 매입 증빙은 별도로 챙기셔야 합니다.
5. 안내 문자와 도어락 — 사람이 기억하지 않아도 되는 일
안내와 출입은 운영자가 가장 미루기 쉬운 두 가지입니다. 둘 다 계약 조건에 붙여 두면 사람이 손대지 않아도 됩니다.
문자는 계약 조건에 따라 자동으로 나갑니다.
- 납입 안내: 납입일 3일 전, 납입일 당일
- 미납 안내: 1차·2차·3차
- 만기 안내: 상주용과 비상주용 문안이 따로 있습니다
모든 안내에는 고지서 링크가 포함되고, 카카오 알림톡을 우선 보내되 미승인 상태면 문자로 대체됩니다. 문구는 대표님 말투로 수정할 수 있습니다. 미납 독촉을 직접 쓰지 않아도 되는 것만으로 심리적 부담이 크게 줄어듭니다.
도어락은 TTLock 연동으로 처리됩니다. 계약 승인 시 현관 비밀번호가 자동 등록되고, 퇴실일이 지나면 자동으로 만료됩니다. 출입 기록이 남고, 호실 보드에는 출근 표시가 나타납니다. 상주 회원이 손님을 맞을 때 쓰는 임시 비밀번호는 고객 포털에서 회원이 직접 발급합니다.
6. 호실이 늘어날 때의 관리 구조와 요금
호실이 늘어도 구조가 같으면 일은 크게 늘지 않습니다. 반대로 엑셀과 통장, 문자 앱으로 나뉜 구조라면 호실 수에 비례해 확인할 곳이 늘어납니다. 그래서 호실을 늘리기 전에 관리 구조를 먼저 정리하는 편이 안전합니다.
공유오피스매니저 요금은 지점당 정액이며 호실 수 기준 세 단계입니다.
| 단계 | 기준 | 얼리버드 | 정가 |
|---|---|---|---|
| T1 | 상주 20실·비상주 50실 이하 | 월 10만 원 | 월 30만 원 |
| T2 | 상주 50실·비상주 200실 이하 | 월 15만 원 | 월 45만 원 |
| T3 | 그 초과 | 월 20만 원 | 월 60만 원 |
선착 100곳의 얼리버드 요금은 평생 적용됩니다. 회원 수나 문자 건수로 요금이 불어나지 않습니다. 1개월 무료 체험이 있고, 엑셀 이관 세팅도 도와드립니다. 지점을 추가하면 지점마다 청구됩니다.
7. 자주 묻는 질문
Q. 공유오피스매니저는 어떤 프로그램인가요?
공유오피스·비상주사무실(가상 오피스)을 위한 통합 운영 관리 프로그램입니다. 입주 계약(링크 폼·계약서 PDF 자동 생성), 월세 수납(계좌 입금 자동 매칭), 세금계산서·현금영수증 발행, 미납·만기 안내 문자 자동 발송, 도어락 출입 관리까지 한 화면에서 처리합니다. 상주 22실과 다수의 비상주를 직접 운영하는 대표가 만들어, 실제 지점이 이 시스템으로 돌아가고 있습니다.
Q. 호실마다 임대료와 만기가 다른데 따로 설정할 수 있나요?
네. 계약은 호실 단위로 저장되고, 호실별 임대료와 계약 기간, 납입일이 각각 적용됩니다. 청구와 안내 문자, 증빙 준비도 그 조건을 따라 자동으로 만들어지므로 호실마다 별도 달력을 관리하지 않아도 됩니다.
Q. 지금 엑셀로 관리하고 있는데, 명부를 옮길 수 있나요?
네. 대량 가져오기에 AI 양식 변환이 있어 쓰시던 엑셀을 양식과 무관하게 올리면 표준 형식으로 재구성해 드립니다. 엑셀 파일을 보내주시면 세팅을 도와드리고, 세팅이 끝나면 대표님이 하실 일은 입주자에게 링크 폼을 전달하는 것뿐입니다.
Q. 월세 입금 확인은 어떻게 자동화되나요?
은행 계좌를 연동하면 입금 내역이 자동 수집되고, 회원별 청구와 자동으로 맞춰져 완납 처리됩니다. 입금자명이 회원명과 달라도 한 번 수동으로 매칭해 주면 다음 달부터는 그 이름도 자동으로 인식합니다. 통장 내역과 엑셀을 눈으로 대조하는 일이 없어집니다.
Q. 계좌를 연결해도 안전한가요?
네. 계좌 연결은 각 은행이 공식 제공하는 조회 전용 서비스로 이뤄집니다. 입금 내역을 읽기만 할 뿐 출금·이체 권한이 없고, 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다. 세금계산서·현금영수증은 국세청 표준인증을 받고 국세청에 등록된 전자세금계산서 시스템사업자를 통해 발행되어 국세청에 직접 전송됩니다.
Q. 비상주(가상 오피스) 회원도 관리되나요?
네. 비상주는 선납(일시납) 방식 그대로 지원합니다. 연 단위 선납 청구, 선납 기간별 세금계산서 발행, 만기 안내 문자까지 비상주 운영 흐름에 맞춰 동작합니다. 상주와 비상주를 한 화면에서 함께 관리합니다.
Q. 퇴실한 호실의 현관 비밀번호는 어떻게 되나요?
도어락을 연동하면 퇴실일에 맞춰 비밀번호가 자동으로 만료됩니다. 별도로 삭제 작업을 하지 않아도 되고, 출입 기록은 그대로 남아 이후 확인이 가능합니다.
Q. 도입 상담은 전화로 해야 하나요?
아니요. 홈페이지의 AI 상담이 기능·요금 질문에 즉시 답하고, 해소되지 않은 내용은 글로 남겨 주시면 영업일 24시간 이내에 답변드립니다. 가입은 셀프로 5분이면 끝나고, 전화 없이 도입부터 운영까지 진행할 수 있습니다.
이런 분께 맞습니다
- 사무실을 호실 단위로 나눠 임대하며 계약·만기가 제각각인 분
- 통장 입금과 엑셀 명부를 매달 눈으로 대조하고 계신 분
- 직원 없이 또는 최소 인원으로 섹션오피스를 운영하려는 분
글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표(울산광역시 중구). 울산에서 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.
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