임대료 청구서 발송 — 고지서 링크로 금액·계좌 확인하게 하는 법

한 줄 요약 임대료 청구서 발송은 회원에게 이번에 낼 금액과 입금 계좌, 납입일을 알리는 일입니다. 공유오피스매니저는 계약 조건에 맞춰 납입일 3일 전과 당일에 고지서 링크가 담긴 안내를 자동으로 보냅니다. 회원은 링크를 열어 청구 내용을 확인합니다. 카카오 알림톡을 우선 쓰고, 승인 전이면 문자로 대신 보냅니다.

이 글은 공유오피스·비상주사무실 대표님을 위한 글입니다. 매달 월세 고지서를 직접 만들어 보내고 계신 분이 대상입니다. 청구서에 담을 항목과 보내는 시점을 정리합니다. 상주·비상주의 청구 방식 차이와 발송 뒤 입금 확인·증빙까지 순서대로 다룹니다.

임대료 청구를 사람이 매달 보내면 금액이 틀리기 쉽습니다. 한두 명을 빠뜨리는 일도 생깁니다. 그래서 계약 조건에서 청구가 만들어지고 자동으로 발송되는 구조를 기준으로 설명합니다.

목차

1. 임대료 청구서 발송, 무엇을 언제 보내나
2. 월세 고지서에 담아야 할 항목
3. 청구서 자동 발송 일정 — 납입 전·당일·미납·만기
4. 회원이 링크로 금액과 계좌를 확인하는 흐름
5. 상주·비상주 임대료 청구 방식 차이
6. 발송 뒤 입금 확인과 세금계산서까지
7. 자주 묻는 질문

---

1. 임대료 청구서 발송, 무엇을 언제 보내나

임대료 청구서 발송은 납입일 전에 금액·계좌·기한을 회원에게 알리는 일입니다. 핵심은 정확한 금액과 일정한 발송 시점입니다. 같은 날 같은 형식으로 안내를 받으면 회원도 입금 일정을 잡기 쉽습니다.

매달 반복되는 발송 업무는 보통 네 가지입니다.

• 납입일 전 사전 안내
• 납입일 당일 안내
• 미납 시 재안내
• 계약 만기 안내

공유오피스매니저에서는 이 네 가지가 계약 조건에서 자동으로 발송됩니다. 대표가 회원별로 금액을 계산하고 문자를 쓰는 단계가 없습니다. 저희 지점도 이 방식으로 상주 22실·비상주 89곳의 안내를 보냅니다. 대표가 매일 하는 일은 대시보드 확인과 자동 처리되지 않은 건 처리뿐입니다.

2. 월세 고지서에 담아야 할 항목

월세 고지서에는 회원이 보고 바로 입금할 수 있는 정보가 모두 들어가야 합니다. 일반적으로 아래 항목을 점검합니다.

항목	확인할 점
회원명·호실	누구의 어떤 호실 청구인지
청구 기간	몇 월분인지, 비상주는 선납 기간
청구 금액	부가세 포함 여부 표기
입금 계좌	은행·계좌번호·예금주
납입 기한	납입일 날짜
문의 창구	확인이 필요할 때 연락할 곳

이 내용을 문자 본문에 길게 쓰면 읽기 어렵습니다. 고지서 링크 하나로 묶으면 문자는 짧아지고 확인할 내용은 한곳에 모입니다. 금액이 달라져도 문구를 새로 쓸 필요가 없습니다.

3. 청구서 자동 발송 일정 — 납입 전·당일·미납·만기

청구서 자동 발송은 계약 조건에 적힌 납입일과 만기일을 기준으로 진행됩니다. 단계별 일정은 아래와 같습니다.

안내	발송 시점	대상
납입 안내	납입일 3일 전	청구가 있는 회원
납입 안내	납입일 당일	청구가 있는 회원
미납 안내	1차·2차·3차 단계별	미납 회원
만기 안내	계약 만기에 맞춰	상주·비상주 문안 별도

모든 안내에는 고지서 링크가 붙습니다. 카카오 알림톡을 우선 쓰고, 알림톡이 승인되기 전에는 문자로 대신 발송됩니다. 문구는 대표 말투로 고칠 수 있습니다. 설정 화면 순서는 [납입·미납·만기 문자 자동 발송 설정](https://shareofficemanager.com/help/auto-messages 도움말에 정리돼 있습니다.

4. 회원이 링크로 금액과 계좌를 확인하는 흐름

회원은 받은 안내 속 고지서 링크를 열어 청구 금액과 입금 계좌를 확인하고 입금합니다. 전체 흐름은 다섯 단계입니다.

1. 계약 조건에 따라 청구가 생성됩니다.
2. 납입일 3일 전 고지서 링크가 담긴 안내가 나갑니다.
3. 회원이 링크를 열어 금액과 계좌를 확인합니다.
4. 회원이 계좌로 입금합니다.
5. 입금이 감지되면 청구와 맞춰 완납 처리됩니다.

이 구조에서는 대표가 금액을 따로 알려 줄 일이 줄어듭니다. 회원이 확인할 내용이 링크 한곳에 있기 때문입니다. 그래도 궁금한 점이 남는 회원은 있습니다. 저희 지점은 회원 문의를 사이트·글·카카오톡 채널 @begin_office로 받습니다. 그래서 대표가 전화 응대에 매이지 않습니다.

5. 상주·비상주 임대료 청구 방식 차이

임대료 청구는 상주는 월 청구, 비상주는 연 단위 선납 청구로 나뉩니다. 청구 주기가 다르니 고지서가 나가는 시점과 증빙도 달라집니다.

구분	상주 회원	비상주 회원
청구 주기	매월	연 단위 일시납
납부 방식	선불·후불	선납
세금계산서	납입일 기준 자동 준비·원클릭 발행	선납 기간별 발행
만기 안내	상주용 문안	비상주용 문안

상주와 비상주를 한 엑셀에서 관리하면 청구 주기가 섞이기 쉽습니다. 공유오피스매니저는 두 방식을 한 화면에서 함께 관리합니다. 계약마다 납부 방식이 정해져 있어 고지서도 그 방식에 맞게 나갑니다.

6. 발송 뒤 입금 확인과 세금계산서까지

청구서 발송은 입금 확인과 증빙 발행까지 이어져야 마무리됩니다. 발송 이후 단계는 이렇게 처리됩니다.

• 입금 확인: 통장 입금을 자동 감지해 회원별 청구와 맞춥니다.
• 계좌 연결: 은행이 공식 제공하는 조회 전용 서비스를 씁니다. 출금·이체 권한이 없고 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다.
• 증빙 발행: 세금계산서·현금영수증을 납입일 기준으로 자동 준비하고 원클릭으로 발행합니다.
• 세무 자료: 청구·발행·수납·계약 현황을 시트로 나눈 엑셀 1개로 정리합니다.

세금계산서 법정 발행 기한은 공급시기 다음 달 10일입니다. 부가가치세법상 기한을 넘기면 공급가액의 1~2% 가산세가 붙습니다. 이는 일반 정보이며, 구체적인 판단은 담당 세무사와 확인하시는 것이 좋습니다. 홈택스 원본과 매입 증빙은 별도로 챙겨야 합니다.

7. 자주 묻는 질문

---

이런 분께 맞습니다

• 매달 회원별 월세 고지서를 직접 만들어 보내는 대표님
• 상주 월 청구와 비상주 선납 청구를 함께 관리하는 지점
• 청구서 발송부터 입금 확인·증빙까지 한 흐름으로 묶고 싶은 분

글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표(울산광역시 중구). 울산에서 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.

더 보기

• 기능·요금 안내와 1개월 무료 체험: https://shareofficemanager.com/welcome
• 사용법 도움말: https://shareofficemanager.com/help
• 궁금한 점은 카카오톡 채널 @begin_office 또는 홈페이지에 글로 남겨 주세요.

---