입주사 포털 — 공유오피스 회원 셀프 예약·손님 출입 구조

한 줄 요약 입주사 포털은 공유오피스 상주 회원이 회의실·스튜디오 예약과 손님 임시 비밀번호 발급을 직접 처리하는 회원 전용 페이지입니다. 공유오피스매니저에서는 이를 상주 고객 포털이라고 부르며, TTLock 도어락 연동과 함께 동작합니다. 운영자가 요청을 하나씩 받아 대신 처리하지 않아도 되는 구조입니다.

이 글은 공유오피스를 직접 운영하는 대표님을 위한 글입니다. 회의실 예약이나 손님 방문 요청을 메시지로 받아 일일이 처리하고 있다면 참고가 될 것입니다.

입주사 포털이 무엇인지, 회원이 직접 처리하는 일이 무엇인지 정리했습니다. 도어락과 어떻게 맞물리는지, 포털 밖에서 처리되는 일은 무엇인지도 함께 다룹니다.

목차

1. 입주사 포털이란 무엇인가요
2. 입주 회원 셀프 서비스로 처리되는 일
3. 손님 임시 비밀번호와 도어락 연동
4. 회의실·스튜디오 예약을 회원 전용 페이지로 받는 이유
5. 입주사 포털 밖에서 처리되는 일
6. 운영자 하루에서 달라지는 부분
7. 자주 묻는 질문

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1. 입주사 포털이란 무엇인가요

입주사 포털은 상주 회원이 운영자를 거치지 않고 직접 쓰는 회원 전용 페이지입니다. 공유오피스매니저에서는 상주 고객 포털이라는 이름으로 제공합니다.

공유오피스 운영에는 회원의 작은 요청이 자주 생깁니다. 회의실을 쓰고 싶다는 요청, 손님이 오니 문을 열어 달라는 요청이 대표적입니다. 이런 요청을 운영자가 매번 받으면 응대가 일과의 상당 부분을 차지합니다.

입주사 포털은 이 요청을 회원 스스로 끝내는 일로 바꿉니다. 운영자는 결과를 대시보드에서 확인하기만 하면 됩니다.

• 대상: 상주 회원
• 주요 기능: 회의실·스튜디오 예약, 손님 임시 비밀번호 발급
• 연결된 시스템: TTLock 도어락, 운영자 대시보드

2. 입주 회원 셀프 서비스로 처리되는 일

입주 회원 셀프 서비스로 처리되는 일은 크게 두 가지입니다. 회의실·스튜디오 예약과 손님 임시 비밀번호 발급입니다.

두 가지 모두 원래는 운영자에게 요청이 들어오던 일입니다. 포털이 있으면 요청과 처리가 회원 쪽에서 한 번에 끝납니다.

업무	포털이 없을 때	입주사 포털이 있을 때
회의실·스튜디오 예약	회원이 운영자에게 문의, 운영자가 일정 확인 후 답변	회원이 포털에서 직접 예약
손님 출입	회원이 운영자에게 요청, 운영자가 문을 열거나 번호 안내	회원이 포털에서 손님 임시 비밀번호 직접 발급
결과 확인	운영자가 메모나 메신저로 기록	운영자는 시스템에 남은 기록만 확인

표의 핵심은 요청이 운영자를 거치지 않는다는 점입니다. 운영자가 자리를 비운 시간에도 회원의 일이 멈추지 않습니다.

3. 손님 임시 비밀번호와 도어락 연동

손님 임시 비밀번호는 상주 고객 포털에서 회원이 직접 발급합니다. 이 기능은 TTLock 도어락 연동 위에서 동작합니다.

공유오피스매니저의 도어락 연동은 입주부터 퇴실까지 출입을 시스템이 맡는 구조입니다. 회원 쪽 흐름은 다음과 같습니다.

1. 입주 승인 시 회원의 현관 비밀번호가 자동 등록됩니다.
2. 손님이 올 때는 회원이 포털에서 임시 비밀번호를 발급합니다.
3. 출입 기록이 남고, 호실 보드에 출근 표시가 됩니다.
4. 퇴실 시 회원의 비밀번호는 자동으로 만료됩니다.

운영자는 손님마다 번호를 만들어 전달할 필요가 없습니다. 회원 본인의 비밀번호를 손님에게 알려 주는 일도 줄어듭니다. 연동 설정과 화면 순서는 [도어락 연동과 출입 비밀번호](https://shareofficemanager.com/help/door-lock 도움말에 정리돼 있습니다.

4. 회의실·스튜디오 예약을 회원 전용 페이지로 받는 이유

회의실·스튜디오 예약을 회원 전용 페이지로 받는 이유는 중복 예약과 응대 시간을 함께 줄이기 위해서입니다.

메신저로 예약을 받으면 운영자가 일정을 직접 확인해야 합니다. 답변이 늦으면 회원은 기다려야 하고, 기록이 흩어지면 같은 시간에 두 건이 겹칠 수 있습니다.

상주 고객 포털에서 회원이 직접 예약하면 이 과정이 단순해집니다.

• 회원은 비어 있는 시간을 보고 바로 예약합니다.
• 예약 내역이 한곳에 모여 운영자가 따로 정리하지 않습니다.
• 운영자는 대시보드에서 예약 현황만 확인합니다.

회의실과 스튜디오는 공유오피스에서 회원 만족도와 직결되는 공간입니다. 쓰고 싶을 때 바로 잡을 수 있어야 공간의 가치가 살아납니다.

5. 입주사 포털 밖에서 처리되는 일

입주사 포털이 모든 일을 맡지는 않습니다. 수납 안내와 문의는 각각 다른 경로로 처리됩니다.

업무	처리 경로
납입·미납·만기 안내	계약 조건에 따라 자동 발송, 카카오 알림톡 우선·미승인 시 문자 대체
청구 금액 확인	안내 메시지에 포함된 고지서 링크
입금 확인	통장 입금 자동 감지·수납 매칭
세금계산서·현금영수증	납입일 기준 자동 준비 후 원클릭 발행
회원 문의	사이트·글·카카오톡 채널

저희 지점은 계약·수납·발행·안내·출입을 시스템이 처리합니다. 회원 문의는 사이트·글·카카오톡 채널 @begin_office로 받습니다. 그래서 대표가 전화 응대에 매이지 않습니다.

입주사 포털은 이 구조 안에서 회원이 직접 해야 편한 일을 맡는 역할입니다. 돈과 증빙은 자동 발송과 수납 매칭이, 공간과 출입은 포털이 나눠 맡는 셈입니다.

6. 운영자 하루에서 달라지는 부분

운영자 하루에서 달라지는 부분은 요청을 받는 일이 확인하는 일로 바뀐다는 점입니다.

저는 상주·비상주 회원 100곳 이상인 공유오피스를 직원 없이 직접 운영합니다. 그 지점은 지금 이 시스템으로만 운영됩니다. 매일 하는 일은 대시보드 확인과 자동 처리되지 않은 건 처리뿐이며, 약 30분이 걸립니다.

입주사 포털이 있으면 대시보드에서 볼 항목이 정리됩니다.

• 오늘 회의실·스튜디오 예약 현황
• 출입 기록과 호실 보드 출근 표시
• 자동 처리되지 않은 수납·발행 건

회원의 요청을 기다리며 휴대폰을 붙잡고 있을 이유가 줄어듭니다. 운영자는 예외 상황에만 시간을 쓰면 됩니다.

7. 자주 묻는 질문

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이런 분께 맞습니다

• 회의실 예약 요청을 메신저로 받아 일정을 직접 맞추고 있는 대표님
• 손님이 올 때마다 문을 열어 주거나 번호를 알려 주는 운영자
• 직원 없이 상주 회원 응대 시간을 줄이고 싶은 공유오피스 대표님

글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표. 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.

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• 기능·요금 안내와 1개월 무료 체험: https://shareofficemanager.com/welcome
• 사용법 도움말: https://shareofficemanager.com/help
• 궁금한 점은 카카오톡 채널 @begin_office 또는 홈페이지에 글로 남겨 주세요.

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