공유오피스 도어락 연동 — 입주·퇴실 때 현관 비밀번호가 자동으로 바뀌는 구조

한 줄 요약 공유오피스 도어락 연동은 계약이 승인되는 순간 현관 비밀번호를 도어락에 자동으로 등록하고, 퇴실일이 지나면 그 비밀번호를 자동으로 만료시키는 운영 방식입니다. 사람이 도어락 앞에서 번호를 넣고 지우는 과정이 사라지므로, 담당자가 상주하지 않는 지점도 출입 관리가 유지됩니다. 저희 지점은 TTLock 도어락을 연동해 입주·이용·퇴실 전 구간의 출입을 시스템에서 처리하고 있습니다.

이 글은 공유오피스나 비상주사무실(가상 오피스)을 운영하면서 출입 관리에 시간을 쓰고 있는 대표님을 위한 글입니다. 입주자가 들어올 때마다 도어락에 번호를 직접 등록하고, 퇴실하면 잊지 않고 지워야 하는 구조는 지점이 늘어날수록 유지되기 어렵습니다.

저는 울산에서 상주 22실과 비상주 89곳을 직원 없이 직접 운영하고 있습니다. 그 과정에서 만든 시스템이 지금 그 지점을 돌리고 있고, 도어락도 같은 흐름에 들어 있습니다. 아래에서 계약 승인부터 퇴실까지 비밀번호가 어떻게 바뀌는지, 무인 출입 관리에서 무엇을 점검해야 하는지 정리했습니다.

목차

1. 공유오피스 도어락 연동의 정의
2. 수동 관리에서 생기는 세 가지 구멍
3. 입주부터 퇴실까지 단계별 동작
4. TTLock 연동으로 되는 일과 별도로 확인할 일
5. 손님 임시 비밀번호는 회원이 직접 발급
6. 출입 기록과 호실 보드로 보는 운영 현황
7. 자주 묻는 질문

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1. 공유오피스 도어락 연동의 정의

공유오피스 도어락 연동은 계약 데이터와 도어락 비밀번호를 하나로 묶는 것입니다. 회원 명부, 계약 기간, 현관 출입 권한이 각각 따로 존재하면 사람이 매번 세 곳을 맞춰야 합니다. 연동된 구조에서는 계약이 기준점이 됩니다.

• 계약이 승인되면 현관 비밀번호가 자동으로 등록됩니다.
• 계약이 끝나면 그 비밀번호가 자동으로 만료됩니다.
• 출입 기록은 회원·호실 단위로 시스템에 남습니다.

즉 대표가 기억해야 할 일이 "계약을 승인했는가" 하나로 줄어듭니다. 출입 권한은 계약 상태를 따라 움직입니다.

2. 수동 관리에서 생기는 세 가지 구멍

수동 관리의 문제는 잊어버리는 것이 아니라, 잊었는지조차 알 수 없다는 점입니다. 도어락 본체에 등록된 번호 목록은 계약 명부와 자동으로 비교되지 않습니다.

1. 퇴실 후 잔존 번호: 계약이 끝났는데 번호가 남아 있으면 퇴실자도 계속 들어올 수 있습니다.
2. 번호 돌려쓰기: 공용 번호 하나를 여러 회원이 쓰면 누가 언제 들어왔는지 구분되지 않습니다.
3. 현장 대기: 새 입주자가 오는 시각에 맞춰 누군가 도어락 앞에 있어야 합니다.

세 가지 모두 사람의 기억과 시간에 기대는 방식입니다. 호실이 20실을 넘고 지점이 둘 이상이 되면 유지 난도가 올라갑니다. 출입 권한은 계약 기간과 자동으로 붙어 있어야 관리가 끝납니다.

3. 입주부터 퇴실까지 단계별 동작

자동화의 출발점은 입주 링크입니다. 입주 신청 폼이 계약서와 현관 비밀번호로 이어지기 때문에, 대표가 하는 일은 링크 전달과 승인 클릭으로 끝납니다.

단계	시스템 동작	대표가 하는 일
입주 신청	링크 폼 제출, 계약서 PDF 자동 생성	입주 링크 전달
계약 승인	현관 비밀번호 자동 등록(도어락 연동)	승인
이용 중	출입 기록 수집, 호실 보드에 출근 표시	대시보드 확인
손님 방문	회원이 포털에서 임시 비밀번호 발급	없음
만기 임박	만기 안내 문자 자동 발송	연장 여부 확인
퇴실	현관 비밀번호 자동 만료	없음

승인 시점에 안내가 함께 나가므로, 입주자는 도착 전에 자기 출입 정보를 받습니다. 화면 순서와 설정 항목은 [도어락 연동과 출입 비밀번호](https://shareofficemanager.com/help/door-lock 도움말에 정리돼 있습니다.

4. TTLock 연동으로 되는 일과 별도로 확인할 일

저희 시스템은 TTLock 도어락과 연동합니다. 연동 범위를 먼저 구분해 두면 도입 판단이 쉬워집니다.

연동으로 처리되는 일

• 계약 승인 시 현관 비밀번호 자동 등록
• 퇴실 시 비밀번호 자동 만료
• 출입 기록 수집과 조회
• 호실 보드의 출근 표시

별도로 확인할 일

• 도어락 기기와 게이트웨이 설치 상태
• 개별 호실 문은 어떤 방식으로 열 것인지
• 통신 환경(도어락이 네트워크와 연결돼 있는지)

도어락은 물리 장치이므로 기기 설치와 통신은 현장 조건에 따라 달라집니다. 시스템이 담당하는 부분은 계약과 비밀번호를 연결하고, 기간이 끝나면 권한을 회수하는 흐름입니다. 이 경계를 알고 들어오시면 도입 후 혼선이 줄어듭니다.

5. 손님 임시 비밀번호는 회원이 직접 발급

손님 방문 요청은 대표에게 오지 않아도 됩니다. 상주 고객 포털에서 회원이 임시 비밀번호를 직접 발급하도록 만들었습니다.

• 회원이 포털에 접속해 손님용 임시 비밀번호를 발급합니다.
• 대표는 요청을 받고 번호를 만들어 보내는 과정에서 빠집니다.
• 방문 일정이 주말이나 야간이어도 회원 쪽에서 처리됩니다.

출입 관련 문의가 가장 많이 발생하는 지점이 여기입니다. 회원이 스스로 해결하는 경로를 만들어 두면, 전화 없이 운영하는 구조가 실제로 유지됩니다. 저희는 전화 대신 사이트 AI 상담 즉답과 글 문의(영업일 24시간 안에 답변), 카카오톡 채널로 운영합니다.

6. 출입 기록과 호실 보드로 보는 운영 현황

출입 기록은 분쟁이 생겼을 때만 쓰는 자료가 아닙니다. 호실 보드의 출근 표시를 보면 지점이 지금 어떻게 쓰이고 있는지 한눈에 파악됩니다.

• 어느 호실이 실제로 사용되고 있는지 확인됩니다.
• 공용 공간 이용 시간대의 흐름을 볼 수 있습니다.
• 퇴실 예정 회원의 이용 여부를 미리 알 수 있습니다.

출입은 수납·계약·안내 문자와 한 화면에서 함께 움직입니다. 계약 조건에 따라 납입 안내(납입일 3일 전·당일), 미납 안내 1~3차, 만기 안내가 자동 발송되고, 통장 입금은 자동으로 감지돼 청구와 매칭됩니다. 그래서 제가 매일 하는 일은 대시보드 확인과 자동 처리되지 않은 건 처리, 약 30분입니다.

7. 도입 전 점검 목록

도어락 자동화를 검토하실 때는 아래 항목만 확인하시면 충분합니다.

1. 현재 현관 비밀번호를 누가, 언제 바꾸고 있는지
2. 퇴실자 번호를 지우는 절차가 문서로 있는지
3. 손님 방문 요청이 대표 개인 연락처로 오는지
4. 계약 만기 목록과 도어락 등록 목록이 일치하는지
5. 지점을 추가할 때 같은 방식이 그대로 복제되는지

네 번째 항목에서 차이가 발견되면, 그것이 자동화가 필요한 가장 직접적인 신호입니다. 쓰시던 엑셀 명부는 대량 가져오기의 AI 양식 변환으로 옮길 수 있어, 도어락만 따로 손볼 필요는 없습니다.

8. 자주 묻는 질문

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이런 분께 맞습니다

• 입주·퇴실마다 도어락 앞에서 번호를 등록하고 지우고 있는 대표님
• 담당자 상주 없이 무인 출입 관리를 유지하려는 지점
• 계약·수납·출입을 한 화면에서 함께 보고 싶은 다지점 운영자

글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표(울산광역시 중구). 울산에서 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.

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