사무실 임대 계약서 자동 작성 — 링크 하나로 계약·도어락·안내까지

한 줄 요약 사무실 임대 계약서 자동 작성은 입주자에게 링크 하나를 보내 필요한 정보를 받고, 계약서 PDF·현관 비밀번호·청구·안내 문자를 한 흐름으로 만들어 내는 방식입니다. 공유오피스 입주 계약에서 운영자가 하는 일은 조건 확인과 승인 한 번으로 줄어듭니다. 같은 정보를 계약서, 명부, 청구서, 문자에 네 번 옮겨 적던 작업이 사라집니다.

공유오피스와 비상주사무실을 운영하면 계약이 수시로 들어옵니다. 상담 한 번에 계약서 양식을 열고, 이름과 사업자번호를 옮겨 적고, 호실과 기간을 고치고, 인쇄해서 서명을 받고, 다시 엑셀 명부에 옮기고, 현관 비밀번호를 만들어 문자로 보냅니다. 이 과정이 한 건에 30분씩 걸리면 계약이 늘수록 운영자가 병목이 됩니다.

이 글은 계약 절차를 사람 손에서 떼어내고 싶은 공유오피스·소호사무실·비상주사무실 운영자를 위해 썼습니다. 무엇이 자동화되고 무엇은 여전히 사람이 봐야 하는지, 계약서에 어떤 항목이 들어가야 뒤가 편한지, 계약 직후 어떤 일이 자동으로 이어지는지 순서대로 정리했습니다.

목차

1. 사무실 임대 계약서 자동 작성이란 무엇인가
2. 수기 계약과 링크 계약, 무엇이 달라지나
3. 입주 링크로 계약이 완성되는 순서
4. 계약서에 담기는 항목과 확인 포인트
5. 계약 이후 자동으로 이어지는 일
6. 비상주 계약의 차이와 도입 체크리스트
7. 자주 묻는 질문

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1. 사무실 임대 계약서 자동 작성이란 무엇인가

사무실 임대 계약서 자동 작성은 정보를 한 번만 입력해 계약 문서와 운영 데이터를 동시에 만드는 구조를 뜻합니다. 문서를 대신 써 주는 기능이 아니라, 입주자가 채운 정보가 계약서·명부·청구·문자에 그대로 흘러가는 연결이 핵심입니다.

순서로 보면 이렇습니다. 운영자가 호실과 금액, 기간 같은 조건을 잡아 입주 링크를 만듭니다. 입주자는 링크를 열어 상호와 사업자 정보, 연락처를 입력합니다. 제출과 동시에 계약서 PDF가 자동으로 만들어지고, 운영자가 승인하면 현관 비밀번호가 도어락에 등록됩니다. 같은 계약 조건으로 월 청구와 안내 문자 일정이 잡힙니다.

그래서 자동화의 기준은 "문서가 예쁘게 나오는가"가 아니라 "같은 값을 두 번 입력하지 않는가"입니다. 이름을 두 번 적는 순간 오탈자와 대조 작업이 다시 생깁니다.

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2. 수기 계약과 링크 계약, 무엇이 달라지나

달라지는 지점은 문서 작성 시간이 아니라 그 뒤에 따라붙는 반복 작업입니다. 계약서 자체는 양식을 고쳐 쓰면 10분이면 되지만, 명부 갱신·비밀번호 발급·청구 등록·안내 문자가 매번 따라옵니다.

단계	수기 방식	입주 링크 방식
정보 수집	전화·메신저로 받아 옮겨 적음	입주자가 링크 폼에 직접 입력
계약서 작성	양식 열어 수정 후 저장	제출 즉시 계약서 PDF 자동 생성
오탈자	옮겨 적을 때마다 발생	입력이 한 번이라 재사용
현관 비밀번호	직접 만들어 도어락에 등록	승인 시 자동 등록, 퇴실 시 자동 만료
청구 등록	엑셀에 행 추가	계약 조건대로 청구 자동 생성
안내 문자	날짜 보고 직접 발송	납입·미납·만기 안내 자동 발송
명부 갱신	계약할 때마다 수정	계약이 곧 명부

표의 오른쪽 열이 저희 지점이 실제로 돌아가는 방식입니다. 상주 22실과 비상주 89곳을 직원 없이 운영하면서, 대표가 매일 하는 일은 대시보드 확인과 자동 처리되지 않은 건 처리뿐입니다. 시간으로는 하루 30분 정도입니다.

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3. 입주 링크로 계약이 완성되는 순서

계약 한 건은 다섯 단계로 끝납니다. 각 단계에서 운영자가 판단할 것은 조건 설정과 승인 두 번뿐입니다.

1. 계약 조건 설정 — 호실 또는 비상주 상품, 이용 기간, 월 이용료와 부가세, 납부 방식(선불·후불·선납), 납입일을 정합니다.
2. 링크 전달 — 만들어진 입주 링크를 문자나 카카오톡으로 보냅니다. 입주자는 앱을 설치할 필요가 없습니다.
3. 입주자 입력 — 상호, 사업자등록번호, 대표자명, 연락처, 세금계산서 받을 이메일 등을 직접 채웁니다.
4. 계약서 PDF 자동 생성 — 제출과 동시에 조건과 입력값이 합쳐진 계약서가 만들어집니다.
5. 승인 — 운영자가 내용을 확인하고 승인하면 현관 비밀번호가 자동 등록되고 청구와 안내 문자 일정이 잡힙니다.

화면 순서는 [입주 링크로 새 계약 받기](https://shareofficemanager.com/help/move-in-link 도움말에 단계별로 정리돼 있습니다.

현장에서 상담이 끝나기 전에 링크를 보내 두면, 입주자가 대기 시간에 정보를 채우고 그 자리에서 승인까지 끝낼 수 있습니다.

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4. 계약서에 담기는 항목과 확인 포인트

계약서 항목은 뒤따라오는 청구와 세금계산서를 염두에 두고 잡아야 합니다. 계약서에 없는 값은 청구서에도 없고, 청구서에 없는 값은 세금계산서에도 없습니다.

• 임대 목적물 — 상주는 호실 번호, 비상주는 이용 주소와 상품 구분
• 이용 기간 — 시작일과 종료일. 만기 안내 문자의 기준이 됩니다
• 이용료와 부가세 — 공급가액과 세액을 나눠 두면 발행 단계에서 손댈 일이 없습니다
• 납부 방식과 납입일 — 선불·후불·선납 중 무엇인지, 매월 며칠인지
• 보증금과 관리비 — 있으면 별도 항목으로
• 사업자 정보 — 상호, 사업자등록번호, 대표자명, 업태·종목, 이메일
• 연락처 — 알림톡과 문자가 나가는 번호

확인 포인트는 세 가지입니다. 첫째, 사업자등록증의 상호와 번호가 입력값과 같은지 봅니다. 여기서 틀리면 세금계산서를 다시 발행해야 합니다. 둘째, 납입일과 세금계산서 발행 기준을 맞춰 둡니다. 세금계산서 법정 발행 기한은 공급시기 다음 달 10일이고, 이를 넘기면 공급가액의 1~2% 가산세가 붙습니다(부가가치세법). 셋째, 특약이나 원상복구 같은 조항은 지점 사정에 따라 다르므로 필요하면 전문가의 검토를 받는 편이 안전합니다. 이 글은 일반적인 실무 정보이며 개별 계약의 법적 판단을 대신하지 않습니다.

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5. 계약 이후 자동으로 이어지는 일

계약 승인 시점부터 출입·수납·안내가 같은 데이터로 굴러갑니다. 계약서를 자동으로 만드는 이유가 여기에 있습니다.

• 도어락 — TTLock 연동으로 승인 시 현관 비밀번호가 자동 등록되고, 퇴실 시 자동 만료됩니다. 출입 기록이 남고 호실 보드에 출근 표시가 뜹니다. 손님용 임시 비밀번호는 상주 고객 포털에서 회원이 직접 발급합니다.
• 청구와 수납 — 계약 조건대로 청구가 만들어지고, 연결된 계좌의 입금 내역과 자동으로 맞춰져 완납 처리됩니다. 계좌 연결은 각 은행이 공식 제공하는 조회 전용 서비스로 이뤄져 입금 내역을 읽기만 하고 출금·이체 권한이 없으며, 계좌 비밀번호는 저장하지 않습니다.
• 안내 문자 — 납입일 3일 전과 당일 납입 안내, 미납 안내 1~3차, 만기 안내가 계약 조건에 따라 자동 발송됩니다. 고지서 링크가 함께 나가고, 카카오 알림톡을 먼저 시도한 뒤 미승인 시 문자로 대체됩니다. 문구는 대표 말투로 수정할 수 있습니다.
• 증빙 — 세금계산서와 현금영수증은 납입일 기준으로 자동 준비되고 원클릭으로 발행됩니다. 국세청 표준인증을 받고 국세청에 등록된 전자세금계산서 시스템사업자를 통해 발행·전송됩니다.

결과적으로 계약 한 건이 끝나면 그 뒤 1년 동안 사람이 손댈 일이 크게 줄어듭니다.

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6. 비상주 계약의 차이와 도입 체크리스트

비상주(가상 오피스) 계약은 납부 주기와 발행 시점이 상주와 다릅니다. 이 차이를 계약 단계에서 구분해 두지 않으면 청구가 어긋납니다.

항목	상주 회원	비상주 회원
납부 주기	월 청구(선불·후불)	선납(연 단위 일시납)
세금계산서	월 단위 발행	선납 기간별 발행
출입	현관 비밀번호 자동 등록	해당 없음
만기 안내	상주 문안	비상주 문안 별도

도입을 검토한다면 아래 순서로 점검해 보시면 됩니다.

1. 지금 계약서 한 건에 걸리는 시간과 그 뒤 따라오는 작업을 적어 봅니다.
2. 쓰던 엑셀 명부를 그대로 올려 옮길 수 있는지 확인합니다. 대량 가져오기의 AI 양식 변환이 양식과 무관하게 표준 형식으로 재구성합니다.
3. 상주와 비상주를 한 화면에서 함께 볼 수 있는지 봅니다.
4. 요금이 회원 수나 문자 건수로 불어나지 않는지 확인합니다.

요금은 지점당 정액이며 호실 수 기준 세 단계뿐입니다. 상주 20실·비상주 50곳 이하는 월 10만 원, 상주 50실·비상주 200곳 이하는 15만 원, 그 초과는 20만 원입니다(정가 30만·45만·60만 원). 선착 100곳 얼리버드 요금은 평생 적용되고, 1개월 무료 체험 후 결정하실 수 있습니다.

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7. 자주 묻는 질문

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이런 분께 맞습니다

• 계약할 때마다 계약서·명부·비밀번호·문자를 따로 처리하고 계신 분
• 상주와 비상주 계약을 한 화면에서 함께 보고 싶은 분
• 직원 없이 지점을 운영하며 반복 작업을 줄이고 싶은 분

글쓴이 박상용 — 주식회사 비긴오피스 대표(울산광역시 중구). 울산에서 공유오피스를 직접 운영하며 이 시스템을 만들었습니다.

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